Раздел "Клиенты"

Используя модуль Клиенты, вы можете хранить основную информацию о всех ваших клиентах и их контактных лицах. Вы можете быстро найти интересующего вашего клиента (по ФИО, названию организации или телефонному номеру), просмотреть историю его последних обращений, прослушать их при необходимости и связаться с ним посредством телефонного звонка, отправки SMS или электронного письма, либо отправив сообщение через социальные сети.

Также вы можете импортировать данные из других систем или внешних файлов, используя пошаговую процедуру импорта, или выгружать данные по выбранным клиентам в нужном формате. Список клиентов можно группировать по любым критериям (важности, характеру взаимоотношений и т.д.). Вы можете пометить выбранную группу клиентов как Избранное или Ответственный для индивидуальной работы с ними в дальнейшем.

По умолчанию список клиентов отсортирован по столбцу Имя и должность. Вы можете отсортировать список по одному из ключевых полей: по имени, названию организации, телефону, e-mail, последнему вызову, группе.

Чекбокс "Избранное"

Пользователь может:

  • Добавить/удалять контакт из общей адресной книги в избранные контакты, поставив соответствующую метку на контакте.
  • Создавать избранный контакт, при этом созданный контакт автоматически отобразится и в общей адресной книге.
  • Изменять контакт в избранном контакте, при этом все изменения отобразятся в общей адресной книге.

Чекбокс "Ответственный"
Контакт, для которого назначен ответственный сотрудник, считается личным контактом.
Работа с контактами, у которых есть ответственный, доступна только сотрудникам с правом "Просматривать персональные контакты". Для остальных сотрудников такие контакты являются чужими контактами.

Сотрудник, обладающий правом "Просматривать персональные контакты", может:
  • Сделать себя ответственным у контакта, если ответственный контакта отсутствует.
  • Поменять ответственного за контакт, если он сам является этим ответственным либо ответственным является сотрудник в подконтрольной ему группе.
  • При создании нового контакта указать себя ответственным.

ВАЖНО! Если у контакта назначен ответственный, то все обращения в компанию от такого контакта будут автоматически распределяться на ответственного сотрудника, если сотрудник доступен на момент обращения.

Пользователь может открыть карточку "чужого контакта" для просмотра в ограниченном режиме. У "чужих контактов" доступны для просмотра следующие поля: Организация, ФИО, Ответственный, Избранное. В карточке "чужого контакта" доступно для редактирования только поле Избранное. Чужой контакт не может быть удален.

При попытке экспорта "чужих контактов", никакая информация о таких контактах не попадет в выгружаемый файл.

Вы можете самостоятельно выбрать, какие столбцы будут отображаться на панели. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по пиктограмме  и установите/снимите флаги напротив наименований столбцов.

Для оперативного поиска клиента введите в поле поиска имя, отчество или фамилию клиента. При вводе искомого текста работает автоподбор. Введенный текст проверяется на совпадение с именем клиента, указанным в его карточке в поле "ФИО". Если найдено менее 5 клиентов, то ведется также поиск среди организаций, должностей и телефонов клиентов, которые начинаются с введенной комбинации букв.
Для поиска нужного клиента введите в поле "Поиск" искомый текст (в качестве разделителя слов можно использовать пробел ' ' или дефис '-' и нажмите кнопку Найти либо клавишу Enter.После этого осуществляется поиск контактов по введенному искомому тексту. Поиск производится по всем основным полям контактных данных (ФИО, Организация, Должность, Телефон, Электронный адрес), а также комментарию к карточке клиента. После завершения поиска в рабочей области панели отображаются все клиенты, где в указанных выше полях данных которых есть слова, начинающиеся с искомого текста.

Чтобы найти всех клиентов, связанных с конкретной организацией, наведите курсор на строку нужного контакта, затем нажмите кнопку  .

После завершения поиска в рабочей области панели отображаются все клиенты, где в поле "Организация" указана такая же организация.

Чтобы позвонить клиенту, наведите курсор на строку с ФИО и нажмите соответствующую кнопку. Стрелка на кнопке означает наличие нескольких номеров. Жирным шрифтом выделен номер, указанный в карточке клиента как основной.

При наличии в карточке клиента телефонного номера с типом "Мобильный" при наведении курсора на строку с ФИО контакта дополнительно отобразится кнопка для отправки SMS-сообщения.

Чтобы отправить клиенту письмо по электронной почте, щелкните по адресу электронной почты в столбце Email. После этого в операционной системе запускается зарегистрированный по умолчанию почтовый клиент, где создается новое письмо. В поле Кому автоматически подставляется соответствующий адрес электронной почты.

Создание и редактирование клиентов

Для создания нового клиента нажмите Новый контакт в нижней части панели. После этого на экране отображается окно карточки клиента.
Укажите необходимые данные, используя соответствующие элементы интерфейса.

После ввода всех контактных данных нажмите Сохранить. Запись сохраняется и отображается в адресной книге. Дата создания указывается автоматически.

Если при создании нового клиента в адресной книге уже имеется клиент с таким же телефонным номером, то на экране отображается окно с соответствующим предупреждающим сообщением. При выборе варианта "Да" будет создан новый клиент с этим номером телефона. В уже существующей карточке клиента данный номер телефона будет удален.

Также можно создать новый контакт для клиента со статусом Гость - неидентифицированный клиент, которого нет в адресной книге, и который обращается в первый раз (по телефону или текстовым обращением). Или обращается повторно, но не был внесен в адресную книгу при первом обращении.

Чтобы добавить клиента в адресную книгу, внесите данные в поля карточки Гостя и нажмите кнопку Новый контакт.

Чтобы редактировать карточку клиента, нажмите ссылку с ФИО клиента либо дважды щелкните название организации клиента (если оно указано). После этого на экране отображается окно карточки клиента. В заголовке этого окна указано ФИО клиента.

Внесите необходимые изменения в карточку, используя соответствующие элементы интерфейса. Затем нажмите Сохранить. После этого сохраняются внесенные вами изменения.

Чтобы удалить клиента из личной адресной книги, откройте его карточку и выключите настройку В личной адресной книге. Затем нажмите Сохранить. После этого клиент удаляется из личной адресной книги, но остается в общей адресной книге.

Чтобы удалить клиента(ов) из общей адресной книги, установите напротив нужного клиента(ов) флаг в соответствующем столбце таблицы и нажмите кнопку Удалить контакты. После этого на экране отображается окно с запросом на подтверждение удаления. После подтверждения производится безвозвратное удаление клиента(ов) из адресной книги.

Чтобы удалить все записи, установите флаг в заголовке соответствующего столбца и нажмите кнопку Удалить контакты.

После этого на экране отображается окно с запросом на подтверждение удаления. После подтверждения клиенты безвозвратно удаляются из адресной книги.

Импорт и экспорт контактов

Контакт-центр MANGO OFFICE обеспечивает возможность обмена данными с другими программными продуктами путем импорта (загрузки в нужную адресную книгу) и экспорта (выгрузки из нужной адресной книги) контактных данных. Импорт и экспорт может осуществляться с использованием общей либо личной адресной книги.

Чтобы импортировать контакты, нажмите кнопку Импорт в нижней части рабочей области. После этого на экране отображается окно Импорт контактов.

Выберите файл, из которого будут загружаться контактные данные. Нажмите кнопку Обзор... в группе Источник данных. После этого на экране отображается окно Открыть файл для импорта.

Выберите нужный файл (с расширением .csv), используя стандартные средства операционной системы, затем нажмите кнопку Открыть. После этого загружается выбранный файл, и его имя отображается в группе Источник данных.

В группе Параметры источника данных выберите необходимую кодировку экспортируемых данных из списка Кодировка. После этого (при необходимости) укажите число строк, которые нужно пропустить с начала файла при импорте (это могут быть, например, заголовки столбцов), используя поле ввода с регулятором Пропустить строк.

Затем выберите нужный разделитель между полями данных (точка с запятой, точка либо символ табуляции) из списка Разделитель.

После этого (при необходимости) выберите формат даты в группе Дополнительные настройки.

Чтобы импорт данных был корректным, нам необходимо сопоставить поля данных в импортируемом файле и доступные поля данных в адресной книге Контакт-центра MANGO OFFICE. Для этого выберите наиболее соответствующее поле данных из списка, находящегося над каждым столбцом таблицы, которая отображается в нижней части окна Импорт контактов. Например, для имени, фамилии и отчества наиболее подходит поле ФИО. Пропущенные строки (строки, которые не будут импортированы) выделяются цветом.

При импорте данных из файла-источника следует соблюдать корректный размер импортируемых значений:

  • ФИО - текст, максимальное количество символов - 50;
  • Должность - текст, максимальное количество символов - 50;
  • Организация - текст, максимальное количество символов - 128;
  • Группа - текст, максимальное количество символов - 40;
  • Сайт - текст, максимальное количество символов - 40;
  • Комментарий - текст, максимальное количество символов - 255;
  • Комментарий к номеру телефона или E-mail - - текст, максимальное количество символов - 255.

Когда вы определили соответствие полей в источнике и целевой адресной книге, нажмите кнопку Начать импорт. После этого начинается импорт контактов в целевую адресную книгу.

Чтобы экспортировать контакты, выберите подлежащие выгрузке контакты в рабочей области.

Затем нажмите кнопку Экспорт в нижней части рабочей области. После этого на экране отображается окно Экспорт контактов.

Выберите необходимую кодировку экспортируемых данных из списка Кодировка в группе Параметры. Затем выберите нужный разделитель между полями данных (точка с запятой, точка либо символ табуляции) из списка Разделитель в группе Параметры. После этого (при необходимости) выберите формат даты в группе Дополнительные настройки.

Теперь выберите подлежащие экспорту поля данных. При необходимости выбирайте поля в соответствии с очередностью, нужной для целевого приложения. Для выбора поля данных дважды щелкните по нужному полю в списке Доступные поля либо воспользуйтесь соответствующими кнопками.

После этого поле перемещается в список Выбранные поля.

Когда вы завершите выбор подлежащих экспорту полей и типа экспорта, нажмите кнопку Начать экспорт. В появившемся окне Экспортировать в файл выберите имя и путь сохранения файла и нажмите кнопку Сохранить. После этого сохраняются выбранные для экспорта данные в файл с расширением .csv. Ограничение по количеству клиентов: 1 000 000 записей.

Далее рекомендуем Вам ознакомиться с разделом Внутреннее общение



Заказать звонок

Выберите интересующий вас вопрос:

или

Позвонить прямо с сайта

Позвонить

Хотите себе такой же виджет? Узнайте, как подключить!

Отправляя заявку, вы даете согласие с Политикой обработки персональных данных