Как сформировать график смен сотрудников

Графики рабочего времени могут быть индивидуальны для сотрудников по количеству рабочих дней и времени начала/окончания.

На вкладке График работы руководитель может:

• задавать время начала и окончания работы;
• планировать рабочий день сотрудника по статусам: На линии, Обзвон, Не беспокоить и т.д.;
• запланировать отпуска, дни обучения и административной работы сотрудников;
• отмечать дни, проведенные сотрудником на больничном;
• задать количество, продолжительность и периодичность перерывов в виде интервалов времени таким образом, чтобы перерывы сотрудников пересекались как можно реже. Система помогает составить для этого оптимальное расписание;
• устанавливать выходные дни сотрудника;
• формировать отчет по форме T-13;
• отслеживать текущую обстановку по сотрудникам;
• оставить отзыв о сервисе.

Руководитель может просматривать отчеты по работе сотрудников в двух вариантах: (1) график и (2) детализация.

При просмотре в варианте детализация дополнительно отображаются данные по:

• всем сотрудникам
• переработавшим сотрудникам
• недоработавшим сотрудникам

Рисунок 1 - Пример окна Контакт-центра с вариантом отображения «график»

Рисунок 2 - Пример окна Контакт-центра с вариантом отображения «детализация», по переработавшим сотрудникам

Рассмотрим получение отчета для варианта отображения График.

Для получения отчета об истории работы операторов отфильтруйте данные по:

• периоду -
  • если вариант просмотра график – сегодня, вчера, последние 2 дня, текущая неделя, текущий месяц, произвольный;
  • если вариант просмотра детализация - сегодня, вчера, завтра, произвольный;
• группе - все группы, без группы, конкретная группа;
• сотруднику - все сотрудники, конкретный сотрудник;

Нажатие кнопки Сформировать формирует таблицу отчета с учетом заданных элементов фильтрации. Цветовая градация ячеек помогает руководителю быстро оценить общую картину работы сотрудников.

- сотрудник отработал времени больше или равно запланированному по плану;

- сотрудник отработал времени меньше, чем было запланировано по плану;

- нет данных для расчёта. Данное время еще не наступило.

В ячейках нерабочего времени отображается запись о типе нерабочего времени.

При выборе сотрудника или группы сотрудников кнопка Задать график работы становится доступной для нажатия. Нажатие кнопки открывает окно формирования графика:

Задайте график, заполнив следующие поля:

Период - период, на который задается график: на день, на неделю, на месяц, на квартал, на год, произвольный; Задать график на прошедший период невозможно. Допускается задать до 10-ти периодов.

Рабочее время:

• Применить шаблон - выбор из ранее настроенных шаблонов графиков;
• Перечень активностей - настройка активностей на период рабочего дня сотрудника;
• Недоработка - разница по времени между плановым и фактическим показателем, на которую можно уменьшить плановое время работы. Например, здесь можно указывать время, на которое сотрудник может опоздать;
• Выходные - чекбоксы для выбора выходных дней;
• Добавить смену или день - добавление рабочей смены или рабочего дня сотруднику.

Нерабочее время:

• Выбор планового типа нерабочего времени.

Сохраните внесенные изменения нажатием кнопки Задать график работы.

Если для некоторых сотрудников график работы уже был задан ранее, откроется окно запроса.

Выберите - изменить или оставить существующий график у сотрудников - одной из двух кнопок.

Чтобы просмотреть график работы сотрудника, следует нажать по любому из дней на вкладке в строке детализации выбранного сотрудника, либо на иконку . В открывшемся окне приведены плановые и фактические данные о времени работы сотрудника.

На этапе сохранения изменений возможны системные уведомления о графике работы сотрудника/сотрудников. Они помогают корректно сформировать график работы.

Менеджеру по учету рабочего времени доступен показатель соблюдения графика — он отображает, насколько фактическое рабочее время сотрудников и групп соответствует запланированному, в процентном выражении. Показатель «Отработано за период, %» выводится в отдельном столбце таблицы с вариантом отображения "график".

• Расчёт показателя выполняется по формуле: (Суммарное фактическое время в рабочих активностях) / (Суммарное запланированное время в рабочих активностях) × 100%.
• Для групп отображается агрегированное значение — взвешенное среднее по всем сотрудникам, входящим в группу.

В графике работы учитываются данные региона местонахождения сотрудника (указан в профиле сотрудника). Если все сотрудники компании работают в одном регионе, данные по смещению времени работы не отображаются.

Администратор может сохранить график работы сотрудника за произвольный период времени для предоставления его сотруднику, чтобы сотрудник знал свои рабочие дни. В отчете видно ежедневное время работы сотрудника и его выходные дни. Для этого необходимо отметить чекбокс сотрудника, нажать кнопку Сохранить в Exel в левом нижнем углу экрана и выбрать место сохранения графика.