Как настраивать автоматические действия в сделках
Вкладка предназначена для настройки автоматических действий:
- отправки СМС и E-mail по изменению состояния сделок;
- смены ответственного за сделку;
- создания сделки;
- создания задачи;
- отправки веб-хука;
- отправки секретного кода (в СМС-сообщении);
- добавления клиента в кампанию Исходящего обзвона.
Выпадающий список Воронка продаж отображается, если в Контакт-центре настроено несколько воронок. Все действия настраиваются для выбранной воронки.
Автоматические уведомления могут быть настроены для следующих категорий получателей:
- ответственному за сделку – сотрудник получает уведомления на номер мобильного телефона или адрес электронной почты, указанные в карточке;
- клиенту – уведомление направляется на контактные данные клиента, связанные со сделкой;
- другому получателю – уведомление отправляется на номер телефона или e-mail, указанные вручную.
Для другого получателя можно добавить до 10 номеров или адресов электронной почты, нажав на иконку 
.
Уведомления отправляются:
- при создании или переоткрытии сделки;
- при переводе сделки на другой этап;
- при переводе сделки в статус Состоялась, Не состоялась, Удалена.
Ответственный и клиент получают уведомления только по своим сделкам. Другие получатели – по всем.
Уведомления не отправляются:
- при переводе сделки в статус В работе;
- если сделка была автоматически перемещена из-за удаления этапа.
Уведомления создаются для этапов сделок выбранной воронки.
ТИПЫ УВЕДОМЛЕНИЙ
Отправка письма с заданным текстом и переменными на E-mail:
- произвольный адрес электронной почты (другой получатель);
- ответственный за сделку;
- клиент, связанный со сделкой.
По умолчанию в качестве отправителя используется авторизованный e-mail компании. Сотрудник может выбрать другой e-mail из списка авторизованных на вкладке Телефония и E-mail.
Блок 1 – контактные данные другого получателя.
Блок 2 – поля для создания e-mail-уведомления.
Отправка СМС с заданным текстом и переменными:
- произвольный номер (другой получатель);
- ответственный за сделку;
- клиент, связанный со сделкой.
Допустимые форматы номеров: 7XXXXXXXXXX или 8XXXXXXXXXX.
Блок 1 – выбор имени отправителя (доступен при подключении услуг «Отраслевое имя отправителя СМС» или «Индивидуальное имя отправителя СМС» в ЛК ВАТС).
Блок 2 – контактные данные другого получателя.
Блок 3 – параметры создаваемого СМС-сообщения.
При создании уведомления доступны следующие переменные:
- Имя клиента
- Номер клиента (мобильный в приоритете)
- E-mail клиента
- Организация клиента
- Должность клиента
- Сайт клиента
- Имя ответственного
- Номер телефона ответственного
- Добавочный номер ответственного
- Название отдела ответственного
- Должность ответственного
- E-mail ответственного
- Открытых сделок у ответственного
- Суть сделки
- Описание
- Сумма сделки
- ID сделки
- Этап, на который перешла сделка
- Этап, с которого перешла сделка
- Длительность сделки
- Причина, по которой сделка не состоялась
- Комментарий к причине, по которой сделка не состоялась
- Комментарий клиента
- Дата создания сделки
Пользовательские поля также могут быть использованы как переменные.
Чтобы изменить ответственного, нажмите на иконку + добавления действия и выберите пункт Сменить ответственного.
Выберите сотрудника из выпадающего списка.
Чекбокс «Сделать ответственным в связанных сущностях» – при его активации новый ответственный также будет назначен в связанных задачах в статусе Запланирована. Задачи с параметром автоматический набор игнорируются.
Сохраните изменения нажатием на кнопку Сохранить.
Клиента можно добавить в кампанию Исходящего обзвона для любого этапа сделки.
Выберите кампанию – доступны только кампании, которые не завершаются автоматически.
При автоматическом создании сделки можно выбрать:
- какие данные переносить из сделки-источника (включая пользовательские поля);
- кто будет ответственным – текущий или новый сотрудник. Если сотрудник удалён, в новой сделке будет отображаться «Удалённый сотрудник»;
- в какой воронке будет создана новая сделка – текущая или другая.
Сохраните изменения, нажав кнопку Сохранить.
ПРИМЕР
У пользователя процесс продажи включает два этапа в разных отделах (например, регистрация товарного знака).
Сначала специалист-1 проводит исследование. Затем сделка передаётся специалисту-2.
Чтобы отследить конверсию по каждому этапу, логично разделить процесс на две связанные сделки.
В новую сделку можно перенести необходимые поля из исходной.
При автоматическом создании задачи на выбранного исполнителя есть возможность настраивать некоторые дополнительные параметры и изменять ответственного в связанных со сделкой задачах. Такая задача автоматически привязывается к сделке, инициировавшей её создание.
В окне настроек создания задачи укажите:
- Что сделать – целевое действие задачи. Доступны варианты: Позвонить, Написать, Встретиться, Сделать;
- Срок выполнения – в момент создания или с отложенным временем выполнения. При выборе второго варианта открываются поля для указания даты и времени выполнения задачи;
- Длительность – длительность задачи. После завершения указанного времени задача считается просроченной;
- Важность – важность задачи. Доступны варианты Обычная, Неважно, Важно;
- Тема – тема задачи. Доступен выбор из существующих тем или создание новой;
- Исполнитель – ответственный за сделку. Доступен выбор текущего или нового сотрудника (из выпадающего списка всех сотрудников). Если удалён сотрудник, на которого автоматическое действие меняет ответственного, смена выполняться не будет.
Сохраните внесённые изменения, нажав кнопку Сохранить.
Пример использования
Пользователь Контакт-центра продаёт программный продукт. При этом у него в процессе есть шаг «демонстрация продукта». Так как менеджеры часто забывают связаться с клиентом на этом этапе, на всех таких сделках настраивается автоматическое создание задачи на менеджера при переходе на определённый этап.
В Контакт-центре MANGO OFFICE имеется возможность отправить информацию о сделке на указанный пользователем URL.
В окне настроек отправки веб-хука укажите URL, на который должен быть автоматически отправлен веб-хук.
Сохраните внесённые изменения нажатием на кнопку Сохранить.
ПРИМЕР ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
У пользователя есть стороннее приложение, которое управляет прогнозом продаж, и настроено на приём событий по определённому URL.
При переходе сделки на любой из этапов воронки сторонняя система должна узнать об этом, изменить прогноз и оповестить руководителей об обновлении данных в виде графика.
Для подтверждения ряда операций возможна генерация и отправка секретного кода клиенту в СМС-сообщении. Выбранные в окне настроек данные регистрируются в системе генерации секретных кодов.
Важно
Автоматическое действие доступно только при подключенной услуге «Автоматическое действие: Отправить секретный код по СМС».
Автоматическое действие состоит из следующих этапов:
- регистрация данных в системе (блок 1. Данные для регистрации) и генерация секретного кода;
- отправка СМС-сообщения на номер телефона клиента (блок 2. Настройка СМС).
В окне настроек укажите:
Номер/Дата – выбор атрибутов сделки, на основании которых будет сгенерирован секретный код. Для выбора доступны все поля сделки (основные и пользовательские). Как правило, атрибутами выступают номер и дата документа, проходящего по сделке (договор, накладная и др.). Один атрибут нельзя выбрать более одного раза.
Далее система формирует уникальный секретный код, где идентификаторы – переданные атрибуты.
Если пользовательское поле, выбранное в настройках данной операции, было удалено – автоматическое действие не сработает.
Отправитель – выбор имени отправителя. Доступен при подключении услуги «Отраслевое имя отправителя СМС» или «Индивидуальное имя отправителя СМС» в Личном кабинете ВАТС.
Текст СМС (с переменными) – текст СМС-уведомления, содержащий переменные об атрибутах создаваемого сообщения. Доступные переменные аналогичны переменным блока Создание уведомлений.
Сохраните внесённые изменения нажатием на кнопку Сохранить.
ПРИМЕР ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
Клиент заказывает доставку товара, оплачивая его online. После оплаты клиенту приходит СМС-уведомление с секретным кодом. Для получения товара клиент должен сообщить секретный код курьеру, доставившему товар.
Просмотр, редактирование и удаление автоматических действий
В столбцах этапов отображается:
- ФИО нового ответственного;
- часть текста сообщения, если тип уведомления – СМС;
- часть текста письма, если тип уведомления – E-mail.
Для редактирования автоматического действия нажмите на него и внесите необходимые изменения в открывшемся окне действия. Сохраните изменения кнопкой Применить.
Для удаления автоматического действия нажмите на него и выберите кнопку Удалить в открывшемся окне действия.
Пользователь не может создать два абсолютно одинаковых условия (триггера) для выполнения автоматического действия.
Разные типы автоматических действий дополняют друг друга и могут пересекаться для этапов или статусов сделки.
Примеры использования автоматических действий
ПРИМЕР 1
Пользователь создаёт автоматическое действие Создать задачу для статуса Сделка создана. Ни на одном из этапов воронки пользователь больше не создаёт автоматическое действие такого типа (могут быть другие типы, например, Сменить ответственного). В этом случае, при создании или переоткрытии сделки на любом из этапов воронки, будет создаваться задача по настройкам действия Создать задачу для статуса Сделка создана.
ПРИМЕР 2
Пользователь создаёт автоматическое действие Создать задачу для статуса Сделка создана и этапа воронки Презентация демо-версии. Для этапа Выставить счёт такое действие не задано. Если сделка создаётся или переоткрывается на этапе Презентация демо-версии, применяется действие именно этого этапа. Если на этапе Выставить счёт, используется действие для статуса Сделка создана.
ПРИМЕР 3
Пользователь создаёт автоматическое действие Создать задачу для этапов Презентация демо-версии и Выставить счёт. Для статуса Сделка создана такое действие не создано. В этом случае при создании или переоткрытии сделки на указанных этапах будет применяться соответствующее действие этих этапов.
Важно
Вкладка доступна для пользователей, обладающих соответствующими правами. Права доступа настраиваются в ЛК ВАТС, в разделе Безопасность и ограничения.
