Как обменяться сменами с коллегой

В случае жизненных обстоятельств для сотрудников важно иметь возможность оперативно меняться сменами между собой. В подразделе Обмен сменами сотрудник может совершить обмен сменами (рабочий/нерабочий день) с другим сотрудником.

Подраздел Обмен сменами позволяет:

• Просматривать доступные для обмена смены, свои и подконтрольных сотрудников.
• Создавать запросы на обмен сменами.
• Управлять запросами на обмен сменами, своими и подконтрольных сотрудников.
• Просматривать историю обменов сменами, своими и подконтрольных сотрудников.

Подраздел содержит следующие вкладки:

• Мои обмены: отображает текущие и будущие обмены сменами сотрудника.
• Обмены сотрудников: отображает обмены сменами подконтрольных сотрудников.
• Завершенные обмены: отображает историю завершенных обменов сменами, своих и подконтрольных сотрудников.

Действия с запросом на обмен обозначены иконками:

- отклонение запроса на обмен сменами.

- подтверждение запроса на обмен сменами.

- просмотр подробной информации о запросе на обмен (карточки обмена).

Доступные функции:

• Создание обмена: нажмите кнопку Создать обмен, чтобы начать процесс обмена сменами.
• Опции просмотра: удобные вкладки позволяют сотруднику просматривать свои текущие обмены, обмены между подконтрольными сотрудниками, завершенные обмены (свои и подконтрольных сотрудников) с учетом фильтрации по дате, группе или сотрудникам.
• Настройка столбцов таблицы: нажатие кнопки Настройка столбцов позволяет выбрать и сохранить столбцы, которые необходимо отображать в таблице.
  • Создал - имя сотрудника, который создал запрос на обмен.
  • Отдает - дата и время смены, которую сотрудник хочет отдать.
  • Забирает - дата и время смены, которую хочет взять сотрудник.
  • Обмен с сотрудником - имя сотрудника, с которым хочет поменяться сменами.
  • Сотрудник согласен - статус согласия сотрудника: «Да», «Нет» или «На подтверждении».
  • Руководитель согласен - статус согласия руководителя: «Да», «Нет» или «На подтверждении».
  • Подтвердить - иконка подтверждения обмена (доступна только для создателя запроса).
  • Обмен состоялся - статус завершения обмена.

Создание обменаСоздание обмена

Для создания запроса на обмен, перейдите на вкладку Мои обмены, затем нажмите кнопку Создать обмен. Введите необходимую информацию о желаемом обмене и завершите процесс, нажав кнопку Создать.

1. Выбор сотрудника

• В поле Обмен с сотрудником введите имя сотрудника, с которым вы хотите поменяться сменами.
• Из списка выберите нужного сотрудника.

2. Выбор даты и времени

• В поле Отдает выберите дату смены, которую вы отдаете, а также время начала и конца вашей смены.
• В поле Забирает выберите дату смены, которую вы хотите взять взамен, а также время начала и конца смены.

3. Добавление комментария (необязательно)

• В поле Комментарий вы можете добавить комментарий к своему запросу на обмен.

4. Отправка запроса

• Нажмите кнопку Создать обмен.
• Ваш запрос на обмен будет отправлен сотруднику, с которым вы хотите поменяться сменами.
• Ваш запрос на обмен будет отправлен руководителю для подтверждения обмена.

Дополнительная информация:

• При создании запроса вы можете просматривать свои запланированные смены в календаре. Цвет элементов смены соответствует настройкам активностей WFM на обозначенное время.
• Вы можете отменить запрос на обмен в любое время, нажав на иконку отклонения запроса.
• Если руководитель и сотрудник, с которым вы хотите поменяться сменами, одобрит ваш запрос, вы получите уведомление в Контакт-центре.
• Смены не могут пересекаться, и нельзя попросить другого работника отработать, если у него уже назначена смена на этот день.
• Ограничения трудового договора не учитываются при переносе смен: сотрудники сами отвечают за соблюдение этих ограничений.
• Обмен возможен только между двумя людьми: это ограничение позволяет эффективно управлять процессом обмена.

Просмотр, подтверждение, отклонение обменаПросмотр, подтверждение, отклонение обмена

Чтобы просмотреть запрос на обмен, свой или подконтрольных сотрудников, необходимо нажать на иконку у соответствующего запроса из списка. В открывшейся карточке запроса доступна подробная информация о запросе: кто создал запрос, с кем происходит обмен, даты и время смен, а также любые дополнительные комментарии. Также здесь отображается текущий статус запроса.

Нажмите кнопку Подтвердить, чтобы подтвердить запрос на обмен, или кнопку Не подтверждать, чтобы отклонить его. Также можно добавить комментарий к своему действию.