Запись разговоров

Виртуальная АТС позволяет записывать все или выборочные разговоры, а также включить запись текущего разговора, набрав на клавиатуре телефона или софтфона комбинацию #5. Файлы записей можно получить на электронную почту либо прослушать в облачном хранилище.

Сервис записи разговоров имеет два вида тарификации – безлимитный и поминутный. Стоимость этого сервиса отличается для различных версий Виртуальной АТС. Узнать ее можно на странице стоимости

Подключение и отключение сервиса записи разговоров

Чтобы подключить запись разговоров, выберите нужную Виртуальную АТС в панели Продукты Личного кабинета:

Нажмите ссылку Записи разговоров в блоке Инструменты:

Нажмите кнопку Подключить на странице сервиса:

Выберите нужный режим работы сервиса, где:

  • Безлимитная запись разговоров — безлимитная запись всех разговоров по определенному тарифу за месяц использования услуги;
  • Запись разговоров — поминутная тарификация использования услуги. Стоимость подключения услуги зависит от текущего тарифного плана ВАТС.
  • После выбора режима работы нажмите кнопку Сохранить:

    Для отключения услуги записи разговоров нажмите кнопку Изменить на странице сервиса, затем выберите пункт Отключить и нажмите кнопку Сохранить:

    На странице Записи разговоров расположены четыре вкладки:

  • Записанные разговоры – просмотр и сортировка записей, а также прослушивание записанных разговоров с возможностью скачивания;
  • Избранное – список записей разговоров, отмеченных метками «Избранное», служащими для упрощения поиска;
  • Правила записи – создание и настройка правил записи разговоров. Допускается создание как общих правил, так и правил для отдельных сотрудников, групп и номеров;
  • Настройки – управление параметрами осуществления, хранения и пересылки, а также изменение формата имени файла записи разговора.
  • Настройка записи разговоров

    Перейдите на вкладку Настройки на странице сервиса:

    Выберите качество записи. Следует помнить, что при более высоком качестве объем файла увеличивается.

    Выберите способ хранения. Предусмотрены следующие способы:

  • Только в облачном хранилище — записи разговоров хранятся в том же облачном хранилище (и только в нем), где находятся все сообщения, а также созданные вами звуковые фрагменты. Если свободного места для сохранения новой записи не хватает, то запись не будет сохранена.
  • В облачном хранилище и пересылать по e-mail — в этом режиме записи разговоров хранятся в облачном хранилище, а также прикрепляются к письмам, автоматически направляемым на указанный адрес (адреса) электронной почты.
  • Не хранить в облаке, отправлять на e-mail — в этом режиме записи разговоров не сохраняются в облачном хранилище, а сразу же пересылаются на указанный адрес или адреса электронной почты.
  • Обратите внимание, что способ хранения записей без использования облачного хранилища является наиболее ненадёжным. В случае срабатывания спам-фильтров, сбоев почтового сервера или переполнения почтового ящика записи будут безвозвратно потеряны.

    Предусмотрено изменение формата имени файла для записи разговоров. Для изменения формата нажмите Изменить и при помощи переключателей выберите нужный формат файла.

    Дополнительные возможности предусматривают две настройки:

  • Подавлять шумы при прослушивании — устранение нежелательного шума и треска при прослушивании записей разговоров в Личном кабинете и через ЦОВ.
  • Разрешить запись по требованию — функция позволяет сотрудникам включать запись во время разговора, набрав команду #5 на телефоне.
  • Настройка правил записи

    При настройке правил записи необходимо выбрать один из трех режимов:

    Записывать все звонки

    В этом режиме будут автоматически записываться все разговоры, осуществляемые с использованием Виртуальной АТС, для хранения которых хватает места в облачном хранилище.

    При выборе этого режима во время внутреннего разговора для каждого сотрудника делается отдельная запись той части беседы, в которой он участвовал. Таким образом, для звонка с двумя внутренними участниками будет создано две одинаковые записи.

    Предусмотрена возможность выбора направления звонков: Входящие, Исходящие, Внутренние.

    Для того, чтобы по определенному направлению запись звонков не осуществлялась, необходимо снять флаг напротив названия нужного направления.

    Также предусмотрена возможность исключения записи звонков с участием определенных сотрудников. Для этого следует щелкнуть по кнопке Добавить сотрудника и выбрать его имя из выпадающего списка.

    Записывать по правилам

    В этом режиме автоматическая запись разговоров осуществляется выборочно с использованием правил записи.

    Список содержит правила записи разговоров для отдельных сотрудников, групп и номеров, обозначенных соответствующими пиктограммами.

    По умолчанию каждое созданное правило активируется автоматически. Для того, чтобы отключить правило, следует перевести переключатель в соответствующее положение.

    Для создания нового правила следует нажать кнопку Добавить правило и выбрать, для кого создается правило: для сотрудника, группы или номера.

    При создании правила записи для звонков сотрудника следует указать способ связи – все доступные сотруднику способы связи либо один определенный, разрешенные направления звонков и e-mail для отправки записей.

    При создании правила записи для звонков групп следует указать, какие звонки будут записываться: только групповые или групповые и прямые:

  • Записывать только групповые звонки – запись разговоров будет вестись только для звонков, поступивших на группу;
  • Записывать групповые и прямые звонки – запись разговоров будет вестись как для звонков, поступивших на группу, так и для прямых звонков, поступивших на сотрудника группы по короткому номеру.
  • Если вы хотите получать записи разговоров по электронной почте, укажите электронный адрес (несколько адресов) в поле E-mail для отправки записей. Файл записи будет отправляться сразу после окончания разговора.

    При вводе нескольких E-Mail адресов разделяйте их запятыми без пробелов. Пример: ivanov@company.ru,petrov@company.com. Если разговор удовлетворяет условиям нескольких правил, то запись этого разговора будет рассылаться на все адреса электронной почты, указанные в этих правилах. Пример: одновременно активирована запись разговоров для отдельного сотрудника и для группы, в которую он входит. Рассылка будет вестись на все адреса, указанные в поле E-mail этого сотрудника и этой группы.

    Аналогичным образом настраивается правило записи для отдельного номера:

    После внесения изменений следует нажать кнопку Сохранить.

    Ничего не записывать

    В этом режиме автоматическая запись разговоров выключена, но звонки можно записывать, набрав команду #5 на телефоне или нажав кнопки включения записи в M. TALKER и в ЦОВ.

    Запись по требованию

    Абоненты Виртуальной АТС могут использовать функцию записи по требованию – то есть начать запись текущего разговора, набрав на клавиатуре телефона или софтфона комбинацию #5. Запись начнется сразу после ввода команды и будет вестись до окончания разговора. Файл записи будет сохранен в облачном хранилище или отправлен по электронной почте – в зависимости от настроек (также можно и сохранить запись в облачном хранилище, и отправить по почте

    Чтобы использовать запись по требованию, подключите сервис записи разговоров (см. выше, параграф «Подключение и отключение сервиса записи разговоров»). Затем нажмите ссылку Безопасность и ограничения в блоке Настройки АТС Личного кабинета:

    Снимите флажок Игнорировать команды DTMF во время разговора и нажмите Сохранить:

    Настройте способ хранения и пересылки записанных разговоров, а также формат имени файла (см. выше, параграф «Настройка записи разговоров»).

    Если в настройках хранения выбрана опция В Облачном хранилище и пересылать по E-Mail или Не сохранять, а пересылать по E-Mail, то по окончании разговора файл записи будет отправляться на указанный здесь электронный адрес, а также на адрес сотрудника, который начал запись, нажав #5, если этот адрес указан в его карточке (см. раздел «Создание сотрудников и их учетных записей SIP»).

    Прослушивание и удаление записей в облачном хранилище

    Если в настройках хранения записанных разговоров (см. выше, параграф «Настройка записи разговоров») выбрана опция Только в Облачном хранилище или В Облачном хранилище и пересылать по E-Mail, то файлы с записями будут сохраняться в облачном хранилище Виртуальной АТС.

    Чтобы прослушать их, нажмите ссылку Запись разговоров в блоке Инструменты Личного кабинета. Перейдите на вкладку Записанные разговоры.

    Выберите интересующий вас период времени, при необходимости настройте фильтры: Кто звонил, С кем говорил, Линия, длительность разговора. Нажмите кнопку Показать:

    Нажав значок проигрывания (слева), вы сможете прослушать запись. Если вы хотите загрузить на компьютер или удалить несколько записей, отметьте их флажками и нажмите кнопку Скачать или Удалить.

    Для прослушивания записи следует щелкнуть по кнопке -> напротив наименования нужной записи. Для управления прослушиванием используется встроенный плеер.

    Избранное

    Все помеченные записи приводятся в порядке, который соответствует времени добавления метки к определенной записи. Таким образом, последняя запись, к которой была добавлена метка, отображается в верхней части списка, а запись, метка к которой была добавлена раньше всех, отображается последней.

    Для того, чтобы добавить запись разговора в список «избранных», следует на закладке Записанные разговоры в строке щелкнуть в области столбца с пиктограммой -> и выбрать одну из следующих меток:

  • -> – метка «Хороший звонок»;
  • -> – метка «Плохой звонок»;
  • -> – метка «На заметку».
  • Для того, чтобы снять метку, следует щелкнуть по ней в области столбца с пиктограммой -> для соответствующей записи.